Des règles claires pour des festivités réussies : on vous explique la procédure

À Pecq, l’esprit de fête anime régulièrement les villages et rassemble citoyens, associations et visiteurs autour d’événements fédérateurs. Qu’il s’agisse d’une fête de quartier, d’une activité sportive ou d’une grande manifestation, ces moments  contribuent pleinement à la vitalité locale. Pour que ces initiatives se déroulent dans les meilleures conditions, il est toutefois essentiel de respecter certaines dispositions.

Anticipation, formalités administratives et exigences en matière de sécurité sont autant d’éléments à prendre en compte afin de garantir des festivités réussies, sécurisées et conformes à la réglementation en vigueur.

Tout cela peut sembler rébarbatif, mais la loi stipule que toute organisation d’événement est strictement encadrée et doit faire l’objet d’une autorisation ! Qu’il s’agisse d’une activité culturelle, sportive, festive ou commerciale...

Tout événement accessible au public (peu importe le lieu où il se déroule) doit donc faire l’objet d’une déclaration officielle et d’une autorisation écrite délivrée par les autorités communales.

Cette règle s’applique dans l’ensemble des villages de la commune, à savoir Pecq, Hérinnes, Warcoing, Obigies et Esquelmes.

Des délais à anticiper

L’organisation d’un événement ne s’improvise pas. Les porteurs de projet doivent respecter des délais précis pour introduire leur demande.

• Minimum 30 jours à l’avance pour les événements de taille standard (via le formulaire « modèle 1 »)
• Jusqu’à 3 mois à l’avance pour les manifestations de grande ampleur (via le formulaire « modèle 2 »)
• Les courses cyclistes disposent quant à elles d’un formulaire spécifique
• Les dossiers doivent être envoyés par voie électronique à l’adresse mail suivante : [email protected]

Un dossier à compléter

Outre le formulaire de demande, plusieurs documents doivent impérativement être joints, en fonction de la nature de l’événement :

• Un plan d’implantation.
• Le programme des festivités.
• Les documents d’assurance.

Ces éléments permettent aux services compétents d’évaluer les risques et les conditions d’organisation.

Une analyse par les services de sécurité

Une fois le dossier introduit dans les délais, il est examiné par différents acteurs : la zone de police du Val de l’Escaut, la zone de secours de Wallonie picarde et les services de planification d’urgence. Ceux-ci peuvent, si nécessaire, solliciter des informations complémentaires auprès des organisateurs.

Pour les événements d’envergure, une réunion de sécurité peut également être organisée à la demande de l’autorité communale, réunissant organisateurs et services de secours.

Une décision encadrée

Au terme de l’analyse, la commune rend sa décision : autorisation ou refus. Lorsque l’événement est autorisé, cette décision peut être accompagnée de conditions spécifiques, notamment en matière de sécurité, que l’organisateur devra impérativement respecter.

La Commune invite dès lors tous les organisateurs à prendre connaissance des prescriptions en vigueur et à anticiper leurs démarches afin d’assurer le bon déroulement de leurs activités, dans le respect des règles et de la sécurité de tous.

Vous trouverez via ce lien les prescriptions de sécurité requises selon le type d’organisation et les risques encourus.

Infos complémentaires : envoyez un mail à [email protected] qui est le conseiller en prévention de la commune de Pecq.